segue:

Il flusso operativo è sintetizzato nello schema seguente:

Automazione prima di tutto

DocPa consente al nostro operatore di scegliere fra diverse modalità di alimentazione del sistema: una cartella di input contenente un indice dei documenti man mano selezionati, un indice che registra il percorso di ciascun file e i campi di ricerca per il successivo recupero e un plug-in per acquisire cartelle direttamente dal database. Tramite l’utilizzo di moduli specifici per centri servizi siamo in grado di gestire più database contemporaneamente, uno per ciascuna delle Aziende Clienti che ci  affidano le loro attività di conservazione sostitutiva. In particolare, il software permette di passare da un Cliente all'altro senza che il Responsabile della conservazione debba riconfigurare ogni volta i relativi parametri. In conformità con la normativa, un apposito file tiene traccia di ogni attività svolta e registra le informazioni attinenti a ciascun supporto ottico che sortisce dalla procedura di conservazione. Gli archivi sostitutivi su Cd e Dvd possono contenere, grazie a una funzione specifica, un database che riporta tutti i campi di ricerca inseriti nel file indice di input. Per la loro lettura è disponibile la procedura MdbReader, che assicura tutte le funzioni di search & retrieval.

Output massivo e multivolume

Le attività di elaborazione che il pacchetto esegue sui documenti in ingresso scandiscono il processo di conservazione in modo automatico: così avviene per la firma digitale, la marcatura temporale e le verifiche di validità delle sottoscrizioni, nonché per la gestione dei servizi forniti dalle Certification Authority via internet. Gli output del processo corrispondono a immagini Iso, a Cd e Dvd gestiti anche in modalità multivolume; se i file da archiviare superano la capacità massima del supporto, il sistema provvede autonomamente a suddividerli in maniera opportuna. La registrazione di ogni Cd e Dvd procede in parallelo alla stampa dell'etichetta relativa, che riporta il numero univoco assoluto e diversi campi che consentono l'identificazione del supporto. Siamo in grado di personalizzare le etichette con testi e logo e. forniamo anche le copie dei file indice con l'aggiunta delle informazioni per individuare il Cd/Dvd su cui sono conservati i relativi documenti, e una cartella con la copia delle "evidenze", ossia le impronte dei file conservati in modalità sostitutiva: è quanto serve per lla trasmissione di documenti fiscali all'Agenzia delle entrate.

Le funzioni del software consentono, una volta effettuata la masterizzazione, di tenere traccia di ogni supporto oggetto di archiviazione sostitutiva e di generare automaticamente le etichette da apporre su ciascuno di essi perché siano identificabili in modo univoco e immediato.

Il nostro operatore,tramite il  client di DocPa verifica la firma digitale dei documenti informatici archiviati in modo sostitutivo: procede quindi a controllare la firma del file di indice (che corrisponde all’elenco dei file contenuti nello specifico Cd o Dvd) e quella, con relativa marcatura temporale, del file di controllo.

L’insieme dell’operatività descritta, permette di garantire che il processo di conservazione digitale sia andato a buon fine secondo norma e regola. Il software presuppone l’uso di un lettore di Smart card qualora la chiave privata risieda su di essa e il collegamento a Internet per verificare la marcatura del file di controllo.

Archivio Okay

Per chiudere opportunamente il cerchio della conservazione sostitutiva è senz'altro utile condurre una verifica di integrità e validità dei supporti ottici prodotti attraverso il relativo procedimento. Questo avviene con l'utilizzo di DocPa Checker. applicativo che esegue test multipli su CD e DVD verificandone la regolarità e analizzando i files evidenza (le impronte univoche dei documenti) contenuti negli archivi sostitutivi. Il pacchetto controlla che i files registrati nel cd/dvd siano effettivamente quelli inseriti nell'indice e verifica che le relative impronte compaiono nel file evidenza: ciò che garantisce con certezza l'appartenenza al supporto in oggetto dei singoli documenti. Pertanto siamo in grado di assicurare che al dopo la chiusura del processo di conservazione sostitutiva non siano stati aggiunti documenti al cd/dvd ovvero che non siano intervenute modifiche.

Siamo specialisti del document management, certificati dall Programma di Certificazione DocPA Selected Outsourcer Certification, di IFIN SISTEMI, rivolto specificamente a centri servizi e società di outsourcing della gestione documentale. Il Programma DSO Certification, esteso all’intero territorio nazionale, si fonda su un modello di partnership tecnologica e commerciale articolato attorno a un set di strumenti, competenze e servizi, peculiare, completo e di avanguardia.