CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Martedì 3 febbraio 2004  è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze inerente le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".
Questo decreto era richiesto per archiviare digitalmente i documenti tradizionali (su carta) dalla Legge 489/94 e per quanto riguarda i documenti informatici dal DPR 445/2000. Il testo intende semplificare l'attività di chi deve operare, focalizzando l'attenzione sia sulle definizioni, sia su elementi chiave quali la marcatura temporale, la firma digitale e la non modificabilità del documento. La liberalizzazione di questa norma porterebbe ad incrementare del 2% per anno il fatturato del mercato ICT in generale e naturalmente sopratutto quello delle aziende del settore soluzioni documentali. Inoltre sarà finalmente possibile attuale l'archiviazione digitale sostitutiva dei documenti contabili anche dal punto di vista fiscale.

L'OUTSOURCING DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Eliminare la carta e rendere la gestione documentale in azienda efficace e produttiva: la tanto attesa svolta è data dal processo di archiviazione ottica sostitutiva, per compiere il quale è necessario rispettare le modalità tecniche dettate a norme di legge, che richiedono la firma digitale e la marca temporale come strumenti di validazione dei documenti, ai quali si assicurano così l’integrità e la certezza della data di archiviazione attribuita. A tradurre tutto ciò in concreto è il processo di conservazione digitale che Italsaim è in grado di garantire con le proprie soluzioni e servizi tramite modalità semplici, performanti e sicure per archiviare i documenti informatici mantenendone il valore legale e fiscale, in conformità con la normativa in materia.
Utilizzando i nostri servizi in outsourcing è possibile raggiungere l’obiettivo della progressiva eliminazione degli archivi cartacei nel rispetto delle regole e dei requisiti tecnici dettate dalla normativa.
Forti della Partnership consolidata con IFIN Sistemi utilizziamo DocPa versione per centri servizi. Il software si compone di una parte applicativa primaria e di un modulo client, impiegato per verificare in dettaglio l’esito del procedimento di conservazione.
La nuova release della soluzione di DocPa si presenta forte di un'architettura scalabile, basata su Microsoft .Net. Punti di forza del servizio di conservazione sostitutiva di Italsaim , sono la capacità di configurare un sistema di produzione multiplo, massivo, articolato su più postazioni, interfacciabile a un numero comunque esteso di dispositivi di firma elettronica; e la possibilità di poggiare l'intera piattaforma su un singolo server, così come su più server specifici, rispettivamente dedicati a ospitare l'applicativo, i servizi di gestione e creazione delle immagini Iso dei file da conservare, e le procedure di masterizzazione ed etichettatura automatici di Cd e Dvd.

Firma digitale La Firma Digitale è il risultato finale di un complesso algoritmo matematico che permette di firmare un documento informatico con la stessa validità di una firma autografa. Ha caratteristiche che superano la semplice sottoscrizione di un testo e rende possibile firmale con valore legale un documento informatico.

Marca temporale Una evidenza informatica che consente la validazione temporale. Fornisce la prova con validità erga omnes della formazione di un documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza al momento della generazione della marca temporale.

Impronta digitale Una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata mediante applicazione di una opportuna funzione di "hash". Calcolata su un documento informatico consente la identificazione dello stesso.

COME AVVIENE IL NOSTRO SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La parte primaria del servizio riguarda le operazioni previste per produrre gli archivi sostitutivi. In tale fase siamo in grado di acquisire i le immagini documentali precedentemente scansionate o ricevute tramite spool e di generare in automatico gli indici di ricerca per le immagini da archiviare su Cd e Dvd. Il programma crea subito dopo un file di controllo composto dall’insieme delle impronte (le stringhe alfanumeriche calcolate sulla base del documento da marcare temporalmente) dei documenti originali presenti nei Cd/Dvd.

L’apposizione di un riferimento temporale su questo file, che di seguito viene firmato dal responsabile dell’archiviazione, è l’operazione richiesta per bloccare a una data certa il contenuto dei documenti conservati, realizzando così il cosiddetto file di chiusura.

Oltre all’impronta del documento in oggetto, la marca temporale contiene la firma digitale di una autorità esterna (la Certification Authority che fornisce il servizio), con cui si attesta l’esistenza dello specifico documento alla tale data e ora; essa viene ottenuta tramite un subitaneo collegamento via Internet. DocPa permette di produrre in doppia copia le immagini dei Cd/Dvd di archiviazione sostitutiva; nei dischi viene memorizzato il database composto dai file originali in digitale e i riferimenti al numero del Cd/Dvd.

continua