Le regole fissate dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004 si applicano alle scritture, ai libri, ai registri e a ogni documento rilevante ai fini tributari. E tra questi l'Agenzia fa rientrare anche i libri sociali ( art. 2421 Codice Civile) libro soci, delle obbligazioni, delle adunanze. Le disposizioni del decreto si estendono alle dichiarazioni fiscali e ai modelli di pagamento F23 ed F24.
registrazioni. Si ritiene che il termine registrazioni vada inteso come il complesso delle
righe di dettaglio che si riferiscono al medesimo accadimento contabile oggetto
dell'annotazione.
Evidenza di tipo informatico che consente di rendere certa ed opponibile a terzi una determinata data . L'apposizione sull'insieme dei documenti deve essere effettuata a cura del responsabile della conservazione. Il servizio di marcatura è materialmente eseguito da appositi enti cui il responsabile della conservazione deve rivolgersi per ottenere il servizio. Con l'apposizione della marca temporale si ottiene la certezza che il procedimento di conservazione dei documenti sia stato completato in una determinata data e ora.
Può il Responsabile della conservazione delegare le proprie attività?
I commi 2e 3 dell'art. 5 della deliberazione cnipa consentono al responsabile della conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi.
Intervento del pubblico Ufficiale
L'intervento del pubblico ufficiale, previsto al comma 3 dell'articolo 6 deliberazione Cnipa trova giustificazione nell'esigenza di chiarire la conformità di quanto riprodotto su carta a quanto conservato su supporto di memorizzazione. Il Pubblico Ufficiale è richiesto per i documenti analogici originali unici
Confindustria ritiene che siano unici anche i seguenti documenti: scheda carburante e libro delle delibere assembleari, nonché cartelle cliniche.
Qual è la differenza tra memorizzazione e conservazione?
E' necessario distinguere il processo di memorizzazione da quello di conservazione: la memorizzazione consiste in un processo di trasposizione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti analogici o informatici. La memorizzazione rappresenta anche un processo di archiviazione che può essere anche elettronico quando l'oggetto dell'operazione è rappresentato da un documento informatico. La conservazione è un'operazione che si prolunga nel tempo ed è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile almeno per tutto il periodo durante il quale è obbligatoria la conservazione secondo le disposizioni fiscali e civilistiche. Il processo di conservazione intende garantire nel tempo l'integrità e l'autenticità dei documenti oggetto di archiviazione. La conservazione è dunque successiva rispetto al processo di archiviazione, anche elettronico.
Chi è il responsabile della conservazione?
II responsabile della conservazione si vede attribuiti compiti cruciali in ragione del controllo e della supervisione che attua sull'intero procedimento di conservazione sostitutiva. Si tratta di una figura prevista sia in ambito pubblico sia privato per garantire la corrispondenza dei documenti archiviati agli originali ( salvo il caso in cui è previsto l'intervento del pubblico Ufficiale) e la conformità del procedimento ai requisiti normativi a tutela dell'autenticità, dell'integrità e della disponibilità nel tempo del patrimonio informativo dell'organizzazione.
Nelle amministrazioni pubbliche è il dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o altro soggetto da questi formalmente designato. Nelle aziende il criterio d'individuazione è la competenza o coerenza organizzativa ( può essere, ad esempio, il CEO, il responsabile dell'organizzazione, dell'amministrazione, dell'IT.
I risvolti civili e amministrativi della conservazione dei documenti comportano in ogni caso criteri di designazione formali ( incarico scritto ) .
I compiti del responsabile della conservazione possono essere classificati e sintetizzati nel modo seguente:
Compiti di programmazione
•
Definire caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in base al tipo di documenti- analogici o digitali- da conservare politiche di scarto, durata della conservazione, ecc.).
• Organizzare il contenuto dei supporti per garantire la corretta conservazione e consentire l'esibizione di ogni documento conservato.
• Gestire le procedure di sicurezza.
Archiviare e rendere disponibili, per ogni supporto di memorizzazione utilizzato i dati seguenti:
• Descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
• Estremi identificativi del responsabile e delle persone eventualmente delegate con l'indicazione dei compiti assegnati;
• Indicazione puntuale delle copie di sicurezza
• Scegliere il formato che assicuri la leggibilità nel tempo dei documenti conservati, la loro inalterabilità
• Mantenere la validità nel tempo delle delle firme digitali con il meccanismo del time stamping
Compiti di verifica e controllo
• Verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
• Attestare il corretto svolgimento del processo apponendo la firma digitale sull'insieme dei documenti
• Verificare periodicamente con cadenza non superiore a 5 anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo
• Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica delle copie di sicurezza dei supporti
• Definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale
• Tenere evidenza della tipologia dei documenti conservati
Il responsabile della conservazione è tenuto a proteggere i dati dal rischio di distruzione o perdita di intrusione di accesso non autorizzato. Deve eseguire regolari antivirus e salvataggi di dati. Deve garantire il ripristino di accesso ai dati in caso di danneggiamento. Per la conservazione dei documenti fiscali, il responsabile della conservazione è tenuto a assicurare la reperibilità nel tempo del documento con particolari criteri di ricerca.
E' tenuto a conservare i documenti in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per il periodo d'imposta
Trasmettere puntualmente alle agenzie fiscali l'impronta dell'archivio, la relativa sottoscrizione e la marca temporale
Quale il supporto per la conservazione?
Art. 8 deliberazione cnipa . E' data facoltà alle Pubbliche amministrazioni e ai privati ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione.
La cadenza annuale per la conservazione sostitutiva da quando decorre?
Il termine della "cadenza annuale" per la conservazione sostitutiva dei restanti documenti
( art3 comma 2 del DM 23 gennaio 2004) va individuato nella stessa data in cui non è più
ammessa alcuna registrazione secondo la normativa vigente.
L'art 7 comma 4 ter del D.L. 10giugno 1994 nr. 357 dispone a riguardo che.
A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici
è considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge,
dei dati relativi all'esercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione
delle relative dichiarazioni annuali allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli
stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vangano stampati alla
richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
Quindi ad esempio:
periodo imposta corrispondente all'anno solare ( 1/1/2005- 31/12/2005) -anno di conservazione sostitutiva 2005 -presentazione della dichiarazione entro 31/10/2006 -conservazione sostitutiva entro il 31/10/2006
Ho terminato la conservazione sostitutiva del libro giornale e mi sono accorto che ho sbagliato. Posso rifare il processo?
Si. Basta però non aver già comunicato all'Agenzia fiscale l'impronta dell'archivio relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari.
E' vero che la fattura inviata come allegato e-mail (senza riferimento temporale e firma digitale) è una fattura analogica e non elettronica?
Si e, sia l'emittente sia il ricevente, la dovranno stampare su carta e conservare di conseguenza.
Si possono distruggere gli archivi cartacei pregressi al decreto ministeriale 23 gennaio 2004 dopo aver effettuato il procedimento di conservazione?
Si, sotto il profilo giuridico, va evidenziato che la norma che ha introdotto la facoltà di conservare su supporto elettronico i documenti fiscalmente rilevanti, è l'art. 7 bis del dl
357 del 10/06/1994, norma che necessitava di una regolamentazione di dettaglio per la sua applicazione. Ciò detto si ritiene possibile la conservazione elettronica della documentazione tributaria dal momento di entrata in vigore del D. L.357/94 che ha istituito tale possibilità, e non dalla data di emanazione del decreto ministeriale 23 gennaio 2004, il quale assolve in realtà ad esigenze di carattere tecnico e procedurale.
In definitiva, la procedura di conservazione digitale, riferita sia ai documenti sia alle scritture analogici rilevanti ai fini tributari( con la conseguente possibilità di distruggere l'originale cartaceo) può essere validamente esperita anche per i documenti formatisi ed esistenti prima dell'entrata in vigore del decreto ministeriale. ( risposta dell'agenzia al nostro interpello )
Esiste un ente o una certificazione che mi attesti che la procedura oil software diconservazione sostitutiva che voglio adottare è a norma?
Come posso fare per accertarmi della correttezza della procedura del software, ed
avere la certezza che in caso di controlli o ispezioni l'amministrazione finanziaria
non mi contesti irregolarità o errori procedurali?
Non esiste alcun ente o certificazione che attesti che la procedura o il software di
conservazione sostitutiva che voglio adottare è a norma.
Cosa garantisce la firma digitale?
La certezza della provenienza e dell'integrità ( nella fase di trasmissione e conservazione ) di un documento informatico.
Posso conservare il libro giornale in formato digitale e il registro IVA su carta?Si, in quanto sono due tipologie di documenti distinti.
Il valore dell'imposta di bollo rimane la stessa o è cambiata se si intende effettuare la conservazione sostitutiva del libro giornale?
Il valore dell'imposta non è cambiato se si tiene conto quanto previsto dall'art. 16 della tariffa Parte I annessa al DPR 642/72.
Il manuale della conservazione sostitutiva è obbligatorio?
No, non è obbligatorio e neanche previsto,ma consigliabile in quanto tutela sia il responsabile della conservazione nei confronti dell'azienda sia l'azienda nei confronti di eventuali controlli.
Può il responsabile della conservazione essere una persona giuridica?
NO, La firma digitale sarà sempre di una persona fisica legale rappresentante.
Ai fini della rilevanza tributaria cosa vuol dire in pratica " che i documenti informatici devono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purchè sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di imposta ( art.3 comma 1, punto d) del Decreto del Ministero dell'economia e delle finanze del 23 gennaio 2004)
Il Decreto richiede richiede che i documenti sottoposti al processo di conservazione siano conservati in ordine cronologico ( di data attribuita al documento) e non esistano, per ogni periodo d'imposta, documenti conservati sostitutivamente ed altri no. L'operazione di conservazione deve essere effettuata senza che vi siano interruzioni di sequenzialità. Per le fatture emesse non è possibile, infatti, procedere alla memorizzazione della fatture n.1 della n. 2 passando poi, con un'interruzione direttamente alla numero 6, sette e così via. Analogamente non è possibile memorizzare il libro giornale relativo la mese di gennaio, febbraio passando poi al mese di aprile maggio e giugno.
Una fattura che contiene dati sull' accisa pagata può essere dematerializzata?Si, la circolare n.5/D del 25 gennaio 2005 chiarisce che i documenti commerciali emessi
per l'addebito dei corrispettivi, comprensivi delle imposte di consumo e delle accise non
rientrano nell'esclusione prevista dall'art. 2 comma 2 del D.M. 23 gennaio 2004 e,
pertanto, non sussistono motivi ostativi alla loro conservazione.
Quindi, le fatture relative alle esportazioni possono essere create e gestite su supporto
informatico.
Qual è la cadenza con la quale il Responsabile della Conservazione deve verificare l'effettiva leggibilità dei documenti conservati?
Il Responsabile della Conservazione sostitutiva dovrà verificare con cadenza non superiore a 5 anni l' effettiva leggibilità dei documenti conservati.
Una fattura di acquisto intracomunitaria può essere gestita informaticamente e integrata anche se la fattura stessa è stata sottoscritta elettronicamente?
Si, La questione riguarda l'approccio informatico che permette di abbinare, in modo diretto, un'ulteriore sottoscrizione elettronica.
Cosa vuol dire trasmissione elettronica per il Dm del 23 gennaio 2004 ?
Bisogna rispettare i parametri della norma e spedire la fattura o il documento con firma
digitale o con procedure EDI.
Il sistema Edi non ha bisogno per la trasmissione della firma digitale. Esso può costituire
sia mezzo di trasmissione di fatture elettroniche che mezzo di trasmissione di fatture
tradizionali.
