Digitale Panasonic? Le scritture contabili a norma

Al posto della carta, il digitale: una smaterializzazione conforme al dettato normativo, così da mantenere la validità dei documenti agli effetti di legge. E' quanto prevede la conservazione sostitutiva, che, rispettando i requisiti tecnici fissati dalla deliberazione Cnipa 11/2004, permette di archiviare su supporto informatico documenti, scritture contabili e corrisponden­za che le norme impongono alle aziende di conservare. Chi ne sta già sfruttando concretamen­te i vantaggi è la filiale italiana di Panasonic, colosso giapponese dell'elettronica di consu­mo. Spiega il direttore amministrativo Piercarlo Marelli. "Abbiamo innanzitutto voluto rendere più efficiente ed efficace il flusso della gestione documentale. Una volta dismesso il vecchio sistema informativo, già basato su As/400, a favore di un servizio remoto su Erp Sap installato nel nostro headquarter europeo in Germania, potevamo finalmente avviare il pro­getto di smaterializzare consistenti volumi di carta". Fatture e libri contabili in digitale
Fatture soprattutto, che la nuova piattaforma ha consentito di produrre direttamente in for­mato Pdf. "Fatture che prima dovevano essere obbligatoriamente riprodotte su carta, ciò che l'adozione di un sistema di conservazione sostitutiva ci ha invece evitato". Al pari delle attività manuali in precedenza necessarie per le successive incombenze di archiviazione, ricerca e recupero dei documenti. In particolare, Panasonic Italia si serviva di apposita manodopera per portare a termine le periodiche operazioni di archiviazione dei documenti cartacei. "Alla fine dello scorso anno - riprende Marelli - abbiamo dato l'avvio al progetto, optando per la soluzio­ne proposta dalla società Ifìn Sistemi. Qualità del software e professionalità nella consulenza e nel supporto pre e postvendita ci è stata testimoniata dal centro servizi Italsaim, già nostro partner e da noi incaricato, nell'ambito della revisione dei processi documentali, di acquisire le fatture cartacee che ci giungono da un parte dei fornitori, di indicizzarle e di registrarle su Cd". Il loro contenuto rappresenta poi una porzione dei documenti passivi che Panasonic Italia finalizza alla conservazione sostitutiva. Vi si aggiungono pure le fatture di vendita e le scritture contabili rappresentate dal libro giornale, dal libro di magazzino e dai registri Iva. Conservazione sostitutiva a regime
"Si tratta in tutto - puntualizza Marelli - di circa 500mila pagine all'anno, che vengono sostituite da documenti informatici conformi agli originali, conservati su Cd a norma di legge". I documenti del ciclo attivo e i libri contabili, che sortiscono dallo spool del gestionale, prendono la forma di file in formato Pdf e, come tali, non vengono più stampati, ma vengono passati al sistema di conservazione Ifìn DocPa. "Da circa quattro mesi - continua il direttore amministrativo di Panasonic Italia - il software lavora a regime. La conservazione sostitutiva delle fatture, attive e passive, viene eseguita con cadenza quindicinale, come prescrive la legge. Alla trasformazione dei flussi in Pdf, che avviene su un server locale, segue la creazione di appositi file di indice contenenti le parole chiave che saranno usate per la ricerca e il recupero dei documenti, individuate in base ai requisiti di legge e ad altre voci di classificazione". Cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, numero progressivo, protocollo, codice cliente, fornitore, e altro ancora. I benefici della smaterializzazione
Per quanto riguarda i libri contabili, che originano dallo spool di stampa del sistema Erp, la frequenza di conservazione è annuale, come da normativa; e il supporto di memorizzazione è sempre il Cd. "I flussi documentali - sottolinea Marelli - hanno risentito positivamente del fatto che i documenti viaggino in Pdf. Alla smaterializzazione si legano economie di gestione e una maggiore rapidità di ricerca e recupero. Le fatture, una volta registrate, non vengono più archiviate su carta, e questo riduce drasticamente i rischi di deperimento e non accessibilità alle informazioni. Quanto alla carta in armadio, una volta controllati i documenti in elettro­nico al rientro dal service, viene buttata". Della suite DocPa fanno parte vari moduli, con funzioni che supportano le singole fasi del processo, compresi gli appositi alert per il responsa­bile della conservazione. Il tool Web Index, in particolare, permette di leggere il database di tutti i documenti conservati, sfruttando i vari indici di ricerca per il loro immediato recupero. "L'aver adottato il sistema di conservazione - conclude Marelli - ha snellito le attività docu­mentali. E ci permette di risparmiare complessivamente circa 50mila euro all'anno".